Kuittien säilytys – parhaat käytännöt

Kuitit – Jokaisen yrittäjän ilon ja surun aihe. Usein kun tulee aika lähettää kirjanpitäjälle kuitteja sitä huomaa että jokin kuitti on aina hukassa. Ja jostain syystä juuri ne suurimmat kuitit ovat mitä luultavimmin menneet parhaiden työhousujen takataskussa pesukoneeseen puhdistumaan ja palanneet lupaavana paperimöykkynä. Siis sellaisena mitä verottaja ei hyväksy. Kallista tuo vaatteiden peseminen.Kuitteja pinossa kahvilassa

Päivittäisillä, pienillä toimenpiteillä, tämä olisi kuitenkin voitu välttää. Laittamalla kaikki päivän aikana kertyneet kuitit lompakosta esimerkiksi toimiston laatikkoon ja arkistoimalla ne viikoittain oikeisiin kululuokkiin säästyisi edellä mainitulta päänsäryltä. Toinen hyvä käytäntö on tehdä puhelimeen oma kansionsa kuitteja varten ja ottaa päivän päätteeksi kuva jokaisesta kuitista. Tällöin lajittelu jää kirjanpitäjän murheeksi, joskin lisää samalla kirjanpitäjän työtunteja ja samalla laskutusta…Tämän voi kuitenkin viedä askeleen pidemmälle!

Kuittien skannaaminen

Kuittien skannaaminen on tätä päivää. Älypuhelimella on helppoa ottaa kuva kuitista ja laittaa talteen. Ongelmaksi syntyy usein kuvatiedostojen suuri koko etenkin jos kuitteja kertyy yrityksessä paljon. Skannaamalla kuitit saat muutettua kuvan esimerkiksi PDF-muotoon joka helpottaa kuittien käsittelyä ja säilyttämistä sähköisesti. Kuitin skannaaminen vie vain hetken ja nopeuttaa huomattavasti kirjanpitovelvollisuuden täyttämistä ja säästää hermoja.

Parhaat skannausohjelmat puhelimeen

eTasku

Monikäyttöinen eTasku on yrittäjien keskuudessa hyvin suosittu tapa järjestää kuitit kirjanpitäjälle. Sen pro-versio mahdollistaa lisäksi matkalaskujen ja muiden tarvittavien dokumenttien viemisen kirjanpitoon mutkattomasti. Kirjanpitäjille ja tilitoimistoille maksuton eTasku nopeuttaa kirjanpidon tekemistä ja tuo siten yritykselle säästöjä, kun kirjanpitäjältä ei mene aikaa kuittien etsintään, vaan hän löytää kaiken tarvittavan eTaskusta. Kaikki yrityksen toiminnan liittyvä materiaali on mahdollista viedä eTaskuun: kokouksen pöytäkirjat, neuvottelumuistiot ja vaikkapa palkkatiedot. Kun haluat tallentaa mitä tahansa tiedostomuotoja ja pitää kaikki tiedostot samassa paikassa samalla suojaten arkaluontoisimpia dokumentteja, tarjoaa kuukausilaskutteinen eTasku tähän hyvän ratkaisun. SIGNATURE-mahdollisuus asiakirjoihin (vrt visma sign, docusign…)

eTasku logo

eTasku (Kokeile maksutta 30 päivän ajan)

Tuskailetko yrityksen kuittien kanssa? Paperisten kuittien säilöminen ja toimittaminen on turhauttavaa puuhaa. Niiden perkaamisesta ei yritys voi myöskään ketään laskuttaa, joten tuonkin ajan voisi hyödyntää oleellisempaan tekemiseen. Taskujen pohjalle tai lompakkoon sullotuilla kuiteilla on myös valitettavan usein tapana hukkua. eTaskun mobiilisovelluksella kuvaat tositteet näppärästi kirjanpitäjällesi muutamalla napin painalluksella. Tosite välittyy sähköisessä muodossa kirjanpitäjän käsiteltäväksi ja alkuperäisellä paperitositteella voit heittää vaikkapa vesilintua. Voit kokeilla eTaskua maksutta ja ilman sitoumuksia 30 päivän ajan yhdessä kirjanpitäjänne kanssa.

JotNot

JotNot on nopea tapa viedä maksupäätteiden paperikuitit digitaalisiksi. Sen kuvankäsittelyalgoritmi mahdollistaa helposti luettavan kuitin vaikka omat valaistusolosuhteesi eivät olisi parhaat mahdolliset. JotNotin avulla voit skannata niin sopimuksia, kuitteja kuin käyntikorttejakin ja viedä ne pilvipalveluun. Voit myös lähettää JotNotilla scannaamasi kuvat automaattisesti esimerkiksi Dropboxiin. Lisäksi JotNot tarjoaa salasanasuojauksen niin arkaluontoisiin tiedostoihin kuin itse sovellukseenkin. Voit lukita sovelluksen salasanalla jotta ulkopuoliset eivät pääse tiedostoihisi käsiksi. Voit myös lajitella tiedostoja nimen tai päivämäärän mukaan. JotNotin Pro-versio on kertaluontoinen ostos ja sen jälkeen sen käytöstä ei synny kustannuksia mikäli et halua käyttää heidän faksiaan.

Dropbox

Dropbox mahdollistaa kuittien ja tiedostojen säilömisen henkilökohtaiseen pilvipalveluun. Lisäksi sinun on mahdollista jakaa haluamiasi tiedostoja muille henkilöille (kuten kirjanpitäjällesi). Holvi tarjoaa mahdollisuuden viedä omat raporttinsa Dropboxiin ja toimittaa sitä kautta kirjanpitäjälle. Tätä ominaisuutta Rahakone ei ole päässyt vielä testaamaan ja aikookin kokeilla sitä lähiviikkojen aikana. Esimerkiksi eTaskusta poiketen Dropbox ei tarjoa mahdollisuutta muuttaa kuvia PDF-muotoon, vaan Dropbox tarjoaa pilvipalvelun jonka kautta voi jakaa haluamiaan tiedostoja luokiteltuina haluamillesi henkilöille.

Tee itse ja säästä -ajattelumalli

Lifestyle-yrittäjä tekee töitä läppärillä

Usein alussa kaiken tekeminen itse ilman yhtään ulkopuolista apua tai kustannuksia kuulostaa hyvältä ajatukselta. Onnistunut esimerkki tästä on kevytyrittäjyys ja laskutuspalvelun hyödyntäminen. Silloin ei tarvitse välittää kirjanpidon tekemisestä itse, vaan kuitit voi kerätä talteen ja vähentää kerralla liiketoiminnan tuloista. Kuitenkin käytäntö on opettanut itselleni että usein pienten kulujen välttely on aikaansaanut huomattavan määrän turhia kustannuksia. Esimerkiksi kuittien säilöminen laatikossa voi aikaansaada musteen haihtumista, sillä kuitit tulostetaan mustesuihkutulostimella lähes poikkeuksetta. Lisäksi erilaiset nesteet ovat omiaan tuhoamaan kuitteja tehokkaasti. Kukapa ei olisi koskaan läikyttänyt vettä tärkeiden kuittien päälle? Kahvista puhumattakaan!

Lähtökohtaisesti kannattaa säilyttää kaikki kuitit, myös takuukuitit ja arkistoida ne tehokkaasti niin paperisena, kuin myös digitaalisesti. Digitaaliseen arkistointiin puhelimen skannausohjelmat ovat oikein toimivia. On varsin ikävää esimerkiksi tietokoneen hajotessa viedä tietokonetta huoltoon jos takuukuitti on hukassa. Tästä syntyy helposti suurehkoja kustannuksia mikäli korjauskulut lankeavat itselle maksettavaksi.

Rahakone suosittelee lämpimästi skannausohjelman käyttöä – Se helpottaa yrityksesi kuittirumbaa ja sinun ei tarvitse etsiä jatkossa kuitteja pöytälaatikoista, paperipinoista, eri tietokoneilta, pilvipalveluista tai sähköposteista. Aloita viisaampi kuittien käsittely tänään aloittamalla eTaskun käyttö!

0

Vastaa